Penyelenggara kegiatan ini adalah Unit Kearsipan - Bagian Protokol dan Tata Usaha, Biro Organisasi dan Umum (BOU), dengan mengundang Kepala Biro Perencanaan, Informasi dan Keuangan selaku Pimpinan Pencipta Arsip beserta jajaran terkait, Kepala Biro Hukum, Kerjasama dan komunikasi Publik beserta jajaran terkait, dan Kepala Inspektorat beserta Auditor selaku pengawas internal/penilai arsip usul musnah, pihak Inventarisasi BMN, para Arsiparis dan Pengelola Arsip di lingkungan BAPETEN, serta disaksikan oleh pihak penilai arsip usul musnah dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pemusnahan arsip BAPETEN dilakukan sesuai dengan Peraturan BAPETEN No. 11 tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BAPETEN, dimana BAPETEN sebagai Lembaga pencipta arsip wajib melaksanakan penyusutan arsip melalui pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan berketerangan musnah.

Acara dibuka dengan laporan dari Kepala Biro Organisasi dan Umum (BOU) Dedik Eko Sumargo. Dalam samabutannya Dedik menyampaikan bahwa Dasar pemusnahan arsip yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, penyusutan arsip diantaranya pemusnahan arsip sesuai dengan JRA Perba BAPETEN No. 11 Tahun 2019. “ Hari ini merupakan pelaksanaan pemusnahan arsip yang ke-5 kali, dan Arsip yang dimusnahkan sudah sesuai dengan ketentuan peraturan ANRI, dan Auditor Inspektorat, dan Kelompok Fungsi Hukum” Ujar Dedik.

Disampaikan lebih lanjut, total arsip yang diajukan musnah sebanyak 864 berkas. Namun yang disetujui untuk dimusnahkan yaitu 632 berkas ditata dalam 81 boks arsip.. “ 232 berkas tidak dapat dimusnahkan karena terkait belanja modal, dan masih memiliki nilai guna, hal ini sesuai Persetujuan Pemusnahan Arsip dari Kepala ANRI tanggal 30 Maret 2023.

Sementara itu, Arsiparis Ahli Madya ANRI Stella Sigrid Juliet dalam sambutannya mengapresiasi BAPETEN sudah melakukan pemusnahan sebanyak 5 kali. Namun menurutnya jumlah arsip yang dimusnahkan terhitung sedikit, dan perlu ditingkatkan jumlahnya karena melihat history tugas dan fungsi BAPETEN.

“ Agar BAPETEN mulai menghabiskan arsip inaktif yang konvensional walaupun BAPETEN adalah salah satu lembaga yang tidak pindah ke IKN. Pemusnahan arsip tersebut tidak hanya 1 kali dalam setahun, tetapi bisa 2 kali atau 3 kali pemusnahan dalam setahun”kata Stella.

“Seluruh arsip yang tidak memiliki nilai guna, mulai tahun 2013 kebawah sudah bisa diajukan pemusnahannya. Pada dsarnya pemusnahan arsip itu berguna untuk efektivitas dan efisiensi” tambahnya.

Selanjutnya Ia berharap agar BAPETEN dapat menyelamatkan memori kolektif bangsa, mewariskan untuk generasi yang akan datang, bagaimana histori dan kinerja yang dilakukan oleh BAPETEN.

Plt. Kepala BAPETEN Sugeng Sumbarjo, dalam sambutannya menyampaikan bahwa Kegiatan pemusnahan arsip keuangan ini sudah sesuai dengan ketentuan, karena BAPETEN selalu berkoordinasi dengan ANRI dalam kegiatan pemusnahan arsip ini.

Dijelaskan oleh Sugeng, “ BAPETEN memiliki banyak sekali sumber arsip yang dikeluarkan yaitu dari inspeksi dan perizinan. KTUN (surat izin yang diterbitkan) yang diterbitkan, prosesnya mengandung arsip. Produknya jugadalam bentuk arsip” tukasnya.

Pada kesempatan ini Sugeng menguraikan perbedaaan antara arsip dan bahan pustaka. “Arsip tercipta secara otomatis, tidak disengaja, hasil dari kegiatan administrasi organisasi. Sedangkan buku sengaja diciptakan. Arsip bila hilang bisa berdampak besar bagi pemiliknya, buku bila hilang bisa diperoleh lagi dengan membeli dan sebagainya” jelas Sugeng.

Sugeng berharap agar BOU dapat menanyakan ke ANRI bagaimana mengklasifikasi arsip-arsip BAPETEN dalam bentuk digital. Karena saat ini sudah banyak tercipta arsip digitaldan pertumbuhan arsip dalam setahun jumlahnya ribuan.

Selanjutnya, dilakukan serah terima arsip keuangan yang dimusnahkan dari Kepala Biro Perencanaan, Informasi dan Keuangan (BPIK) Achmad Bussamah kepada Kepala Biro Organisasi dan Umum (BOU) Dedik Eko Sumargo dan dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip.

Pada akhir acara dilaksanakan proses pemusnahan arsip yang dilakukan secara simbolik oleh Plt. Kepala Bapeten, Kepala BOU, Kepala Inspektorat yang diwakili oleh APIP, Kepala Bagian Hukum BHKK, dan berikutnya lanjutan pemusnahan arsip akan dilakukan oleh Bagian Protokol dan Tata Usaha. [BHKK/Bams]