Dalam rangka mendukung reformasi birokrasi demi mewujudkan transparasi dan akuntabilas di BAPETEN, diperlukan pengelolaan arsip yang tertib di setiap Unit Kerja (UK), sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Untuk itu, Biro Organisasi dan Umum (BOU) menyelenggarakan Rapat Koordinasi dan Sosialisasi Kearsipan secara virtual pada Jumat (12/03), sebagai pertemuan awal/entry meeting kegiatan Audit Internal Kearsipan Tahun 2021.
Pertemuan yang diikuti 60 peserta internal BAPETEN dan dipandu Kepala Bagian Protokol dan TU Kuspriyanto ini membahas mengenai Pemberian Penghargaan Pengawasan Kearsipan Tahun 2020 dan Sosialisasi Pelaksanaan Surat Edaran Sekretaris Utama No. 0357/SET/II/2021 tentang Tindak Lanjut Surat Edaran (SE) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) No. 01 Tahun 2020 di Lingkungan BAPETEN. SE Menpan RB tersebut tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014 – 2019 atau masa pemerintahan Joko Widodo yang pertama.
Kepala BOU Dedik Eko Sumargo membuka acara secara resmi sekaligus memberikan arahan. Dalam arahannya, Dedik mengatakan bahwa prinsip kearsipan mirip dengan kesiapsiagaan nuklir dimana arsip perlu dijaga, dikelola, dan kemudahan ditemukan saat akan dimanfaatkan. Selain itu, pemberian penghargaan pengawasan kearsipan kepada UK dan SDM Pengelola Arsip terbaik berupa Sertifikat Penghargaan.
Lebih lanjut, Dedik menyampaikan, “Ini sebuah penghargaan, sebagai knowledge dicatat dalam proses sejarah literasi menuju perbaikan bahwa UK sudah memberikan yang terbaik, berusaha maksimal untuk melakukan pengawasan kearsipan secara optimal dan kerja sama”.
UK yang memperoleh penghargaan diantaranya BOU dan Balai Diklat dari Satuan Kerja (Satker) Sekretariat Utama dengan predikat Sangat Memuaskan; Direktorat Perijinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) dari Satker Kedeputian Perizinan dan Inspeksi (PI) dengan predikat Sangat Memuaskan; serta Direktorat Pengaturan Pengawasan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DP2FRZR) dan Direktorat Pengaturan Pengawasan Instalasi Bahan Nuklir (DP2IBN) dari Kedeputian Pengkajian Keselamatan Nuklir (PKN) dengan predikat Memuaskan.
Disamping itu, Kepala BOU menyampaikan apresiasi kepada para penerima penghargaan atas capaian terbaik yang diraih hari ini dan diharapkan dapat ditingkatkan. Kepada UK yang belum mencapai performa yang diharapkan, diminta tidak berkecil hati karena merupakan usaha bersama untuk menjaga kearsipan yang dimiliki dan bermanfaat untuk sekarang dan masa depan.
“Apa yang kita kerjakan adalah sejarah yang sedang kita tulis. Setelah kita lewat maka generasi penerus yang akan menikmati dan membaca sejarah kita. Dan ini menjadi sangat penting”, tegas Dedik.
Dalam pemaparan sosialisasi SE Sestama, Kepala Subbagian TU Deputi PKN Rinasari menyampaikan bahwa cakupan waktu audit kearsipan lebih luas dibandingkan SE Menpan RB yang mempunyai rentang waktu khusus. Disisi lain, apresiasi disampaikan kepada BHKK yang telah berkontribusi dalam mengharmonisasi Peraturan BAPETEN No. 3 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan hak akses arsip dinamis di lingkungan BAPETEN. Berdasarkan peraturan tersebut, UK diharapkan dapat secara rutin mengusulkan 3 box Usul Musnah dan 1 box Usul Serah.
Sesi diskusi banyak menyangkut teknis audit kearsipan, sehingga disarankan untuk membuat buku saku menumbuhkan budaya kearsipan yang berisi Frequently Asked Questions (FAQ) terkait kearsipan. Pada akhir acara, Kepala BOU meminta bantuan pimpinan UK mendukung kegiatan audit kearsipan ini dan hasilnya nanti bukan menjadi output BOU tetapi merupakan bukti kerja BAPETEN dalam Reformasi Birokrasi. [BOU/Djatmiko/BHKK/IP]
