Dalam kunjungan kali ini, tim BNPB diterima langsung oleh Kepala BOU BAPETEN Dedik Eko Sumargo yang menyampaikan rasa terima kasihnya kepada BNPB atas kunjungan kali ini. Ia bercerita bahwa tahun ini BAPETEN berhasil mendapatkan predikat Sangat Memuaskan dalam pengawasan kearsipan dan meraih peringkat ke-4 pada level Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK).

“Pencapaian karya terbaik bukanlah akhir dari sebuah prestasi, karena terbaik dan kesempurnaan itu membutuhkan proses integrasi untuk menjadi lebih baik dan baik lagi,” tambahnya.

Sementara itu, Kepala Bagian Protokol dan Tata Usaha Kuspriyanto juga menyampaikan ucapan terima kasih atas kunjungan balasan ini, di mana pada tahun 2023 lalu Unit Kearsipan BAPETEN telah melaksanakan kunjungan ke Unit Kearsipan BNPB dalam rangka menambah wawasan terkait penyelenggaraan kearsipan dan menjadi motivasi bagi peningkatan kinerja penyelenggaraan kearsipan di BAPETEN.

Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan BNPB Rizky Khusyassin menyampaikan bahwa tujuan berkunjung BAPETEN adalah untuk silaturahmi demi menjaga hubungan baik antara BNPB dengan BAPETEN. Selain itu, Ia juga mengatakan ingin menambah ilmu tentang penyelenggaraan kearsipan agar BNPB mendapatkan prestasi yang lebih baik di tahun mendatang. Diutarakan bahwa selain ke BAPETEN, BNPB juga melakukan benchmarking ke beberapa Kementerian/Lembaga yang meraih predikat pengawasan kearsipan Sangat Memuaskan.

Selanjutnya disampaikan presentasi tentang “Upaya Penyelamatan Arsip Negara di lingkungan BAPETEN” oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha—Deputi Pengkajian Keselamatan Nuklir Rinasari. Disampaikan bahwa terdapat beberapa upaya dalam rangka penyelamatan arsip negara yang dilakukan oleh BAPETEN yaitu:

1.Menyusun Peraturan BAPETEN terkait kearsipan.

2.Penciptaan dan pemberkasan arsip di aplikasi SUPERSONIK dan aplikasi SRIKANDI.

3.Pemindahan arsip inaktif dari Unit Kerja ke Unit Kearsipan (records center).

4.Penataan dan Penyimpanan arsip di records center yang menggunakan inovasi sistem QR code, sehingga memudahkan dalam menemukan kembali arsip saat akan digunakan.

5.Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.

6.Penyerahan arsip statis, arsip terjaga, dan arsip tematik Covid-19 ke ANRI.

7.Penggunaan aplikasi SRIKANDI dalam persuratan eksternal dan pemberkasan arsip.

8. Menjadi Anggota Simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) untuk memberikan layanan penggunaan informasi arsip bagi pemerintah & Masyarakat.

9.Melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal (BAPETEN) & Eksternal (ANRI) secara rutin.

Setelah Entry Meeting, dilanjutkan dengan kunjungan ke fasilitas records center yang berlokasi di gedung C BAPETEN untuk meninjau sekaligus sharing session terkait pengelolaan arsip inaktif BAPETEN. Diharapkan dengan adanya kunjungan ini kedua pihak saling mendapatkan masukan dalam rangka perbaikan penyelenggaraan kearsipan ke depannya. [BOU/Gayatri/BHKK/Da]